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Dematerializzazione

Cos'è

Nel percorso di modernizzazione del sistema Paese, digitalizzazione e dematerializzazione vanno avanti di pari passo. Il processo di reingegnerizzazione dei procedimenti interni ed esterni all'Amministrazione , compresi i servizi resi all'utenza, si coniuga inevitabilmente con la conversione definitiva dei documenti dal formato cartaceo a quello digitale.

Per garantire una corretta e trasparente dematerializzazione è fondamentale preservare il valore giuridico e probatorio della documentazione, oltre agli elementi relativi al contesto archivistico di riferimenti.

Cosa facciamo

Abbiamo realizzato soluzioni informatizzate che favoriscono la digitalizzazione e la dematerializzazione in diversi ambiti, riproponendo le nostre best practice e declinandole secondo le necessità del caso.

Ambiti Fiscalità e Sanità

Il sistema di gestione documentale adottato nell'ambito del Sistema informativo della fiscalità garantisce la tracciabilità complessiva dei procedimenti, attraverso il trattamento elettronico di tutte le informazioni attinenti. Questa soluzione rappresenta lo strumento cardine del processo di dematerializzazione anche ai fini della Conservazione Sostitutiva, rendendo più economico, veloce e sicuro l'invio di documenti, consentendo allo stesso tempo di attivare nuovi canali di comunicazione con i cittadini e di ottimizzare i processi organizzativi

Nello stesso ambito abbiamo raggiunto un altro importante traguardo: creare servizi telematici che consentano a cittadini, imprese, enti e professionisti di effettuare i propri adempimenti senza dover ricorrere a invii cartacei.

Abbiamo dematerializzato lo scambio documentale tra l’Agenzia del Demanio e la Ragioneria Generale dello Stato (RGS), ai fini della rendicontazione dei beni e della redazione del conto patrimoniale.

Per quanto riguarda il comparto Territorio dell'Agenzia entrate abbiamo attivato diversi servizi di acquisizione ottica dei documenti di Pubblicità Immobiliare, di riversamento dei fotogrammi registrati su bobina relativi a documenti microfilmati e di acquisizione ottica dei documenti inerenti ai modelli di impianto del catasto terreni e del catasto fabbricati.

Abbiamo altresì implementato altri importanti progetti che contribuiscono al processo di dematerializzazione: il sistema per la trasmissione telematica dei certificati di malattia e quello per la ricetta elettronica, per la Ragioneria Generale dello Stato nell'ambito della Sanità.

Ambito Economia

Per dare concreta attuazione alle disposizioni di cui al D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale) già dal 2014 la Ragioneria Generale dello Stato ha proceduto alla dematerializzazione dei documenti di Bilancio dello Stato, dopo aver completato il processo di dematerializzazione del Rendiconto Generale dello Stato, entrato definitivamente a regime con il Rendiconto 2013 e dei decreti.

Nell'ambito del supporto fornito nel dominio economia del Ministero dell'Economia e delle Finanze, sono state progettate e sviluppate molteplici soluzioni applicative per la gestione documentale e l'automazione dei processi.

Oltre ai sistemi di protocollo informatico realizzati e diffusi per i Dipartimenti del Ministero, sono stati realizzati vari sistemi di document e workflow management per l'automazione dei principali processi amministrativi in tema di bilancio dello Stato, contabilità finanziaria, attività prelegislativa, debito pubblico, monitoraggio della spesa pubblica e rapporti con l'Unione Europea.

Al fine di ottenere la piena dematerializzazione della documentazione, ricevuta e prodotta dall'Amministrazione per l'evasione dei propri procedimenti, abbiamo progettato e realizzato il Fascicolo Informatico e il sistema informativo a supporto del Procedimento Amministrativo Digitale del Ministero dell'Economia e delle Finanze.

Il sistema integra strumenti abilitanti quali:

  • PEC;
  • Firma Digitale;
  • servizi di Protocollo e Conservazione Sostitutiva con automatismi di workflow.

Il sistema di Conservazione Sostitutiva assume un ruolo di primaria importanza ai fini della sostituzione del documento cartaceo con quello elettronico a tutti gli effetti di legge. Affinché questo sia possibile, la normativa italiana prevede che vengano seguiti specifici processi e adottate determinate procedure informatiche.

In particolare, il sistema di Conservazione Sostitutiva è utilizzato dalla RGS per la conservazione a norma degli atti di spesa e, nell'ambito della Fatturazione elettronica, fa fronte all'esigenza della conservazione a norma di documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.

Per contribuire alla digitalizzazione della Pubblica Amministrazione,  in aggiunta a tali soluzioni abbiamo realizzato altri sistemi:

  • DEMDEC, Dematerializzazione Decreti di Variazione;
  • DEMDOB, Dematerializzazione Documenti di Bilancio dello Stato;
  • RENDE, RENdinconto DEmaterializzato.

DemDec

Tramite “DemDec - Dematerializzazione Decreti di Variazione" le richieste di reiscrizione dei residui passivi perenti della spesa vengono elaborate nel totale rispetto del trattamento digitale.

Dal 2017 infatti è iniziato il progressivo processo di dematerializzazione dei decreti prendendo l'avvio proprio dai decreti di reiscrizione dei residui passivi (ovvero spese che non vengono pagate entro un certo termine e vengono eliminati dal bilancio dello Stato e iscritti nel conto del patrimonio dello Stato tra le passività) disposti dal Ministro dell'economia e delle finanze. 

DemDob

L'applicazione "DemDob - Dematerializzazione Documenti di Bilancio dello Stato" supporta gli iter amministrativi per la trasmissione in forma dematerializzata dei seguenti documenti contabili relativi al Bilancio dello Stato:

  • Disegno di Legge di Bilancio;
  • Nota di Variazione al Disegno di Legge del Bilancio;
  • Legge di Bilancio;
  • Provvedimento di Assestamento.

DemDob consente non solo la completa tracciabilità del processo ma integra anche al suo interno le funzionalità di archivio, assicurando sicurezza e funzionalità nella conservazione dell'Atto, flessibilità e facilità nella consultazione.

L'applicativo condivide una area web con la Ragioneria Generale dello Stato e degli altri attori istituzionali coinvolti per supportare il processo di composizione e trasmissione degli Atti Dovuti, permettendo il trasferimento immediato della documentazione tra i vari soggetti.

DemDob inoltre garantisce standard di efficienza, di sicurezza e di trasparenza molto elevati gestendo le utenze abilitate secondo profili coerenti con le funzioni istituzionalmente assegnate.

RENDE

L’applicazione RENdiconto DEmaterializzato, in breve RENDE, supporta integralmente il workflow del rendiconto generale dello Stato, ovvero il documento annuale che sintetizza i risultati della gestione dell'esercizio scaduto il 31 dicembre dell'anno precedente.

Facilitando il trasferimento del documento tra i vari soggetti coinvolti, si permette anche l’acquisizione delle firme di competenza in formato digitale,  rispondendo a standard elevati di efficienza, sicurezza, tracciabilità e funzionalità.

A questo sistema si affianca il workflow delle "poste patrimoniali" (voci del conto patrimoniale), che vengono caricate nell'applicazione RENDE dal sistema SIPATR, corredate dagli eventuali allegati e firmate dai Direttori degli Uffici Centrali di Bilancio.