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Dematerializzazione

Cos'è

Il processo di dematerializzazione ha come obiettivo la "conversione" di un documento cartaceo in un documento informatico (o elettronico), preservandone il relativo valore giuridico e probatorio oltre agli elementi relativi al contesto archivistico di riferimento.

La dematerializzazione viene sempre associata alla "digitalizzazione" dei processi che comporta una reingegnerizzazione dei procedimenti interni ed esterni all'Amministrazione (e non solo) compresi i servizi resi all'utenza.

Cosa facciamo

Servizio di Conservazione Digitale

Il servizio è erogato da Sogei ai propri clienti che hanno l’esigenza di garantire il mantenimento nel tempo di specifici documenti prodotti dai flussi operativi istituzionali.

La conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici è l'attività volta a proteggere e mantenere, cioè custodire, nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici. Il tempo di conservazione può essere “permanente”, cioè indefinito nel futuro o come viene spesso indicato “a lungo termine”, cioè un arco temporale sufficientemente ampio da essere interessato da cambiamenti tecnologici.

Il sistema di conservazione ha come obiettivo primario quello di impedire la perdita o la distruzione non autorizzata dei documenti e di mantenere nel tempo le loro caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.

L’obiettivo è quello di garantire il mantenimento delle caratteristiche dei documenti che assicurano il valore di fonte attendibile e di prova giuridicamente rilevante, avendo la capacità di dimostrare in sede giuridica che il processo conservativo è stato correttamente eseguito e che il risultato è stato realmente conseguito.

In particolare, il servizio di Conservazione Digitale prevede quel complesso di attività che partendo dall’acquisizione dei documenti informatici passa attraverso la memorizzazione degli stessi su supporti ottici e termina con l’apposizione del riferimento temporale e/o della firma digitale da parte del responsabile della conservazione, che attesta il corretto svolgimento del processo.

Sogei è conservatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e redige il manuale di conservazione secondo lo schema di riferimento, pubblicato sul sito AgID, che definisce i contenuti e gli elementi elencati all’ art. 8, comma 2, del DPCM del 3 dicembre 2013 recante le regole tecniche in materia di sistema conservazione, al fine di garantire omogeneità di struttura e completezza delle informazioni necessarie per la gestione del sistema di conservazione e per la definizione dei ruoli e delle interazioni con i soggetti esterni. 

Ambiti Fiscalità e Sanità

Il sistema di gestione documentale adottato nell'ambito del Sistema informativo della fiscalità garantisce la tracciabilità complessiva dei procedimenti attraverso il trattamento elettronico di tutte le informazioni attinenti e rappresenta lo strumento cardine del processo di dematerializzazione anche ai fini della Conservazione Digitale, rendendo in definitiva più economico, veloce e sicuro l'invio di documenti e consentendo di attivare nuovi canali di comunicazione con i cittadini e di ottimizzare i processi organizzativi


Anche i servizi telematici rappresentano un importante risultato in tale ambito, consentendo a cittadini, imprese, enti e professionisti di effettuare i propri adempimenti senza dover ricorrere a invii cartacei.

Con riferimento all'Agenzia del Demanio, è stato completamente dematerializzato lo scambio documentale tra l'Agenzia e la RGS ai fini della rendicontazione dei beni e della redazione del conto patrimoniale e, per quanto riguarda l'Agenzia delle Entrate - comparto Territorio, sono attivi servizi di acquisizione ottica dei documenti di Pubblicità Immobiliare, di riversamento dei fotogrammi registrati su bobina relativi a documenti microfilmati e di acquisizione ottica dei documenti inerenti ai modelli di impianto del catasto terreni e del catasto fabbricati.

Abbiamo realizzato altri importanti progetti che contribuiscono al processo di dematerializzazione: il sistema per la trasmissione telematica dei certificati di malattia e quello per la ricetta elettronica, per la Ragioneria Generale dello Stato (RGS) nell'ambito della Sanità.

Ambito Economia

Per dare concreta attuazione alle disposizioni di cui al D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale) già dal 2014 la Ragioneria Generale dello Stato ha proceduto alla dematerializzazione dei documenti di Bilancio dello Stato, dopo aver completato il processo di dematerializzazione del Rendiconto Generale dello Stato, entrato definitivamente a regime con il Rendiconto 2013 e dei decreti.

Nell'ambito del supporto fornito nel dominio economia del Ministero dell'Economia e delle Finanze, sono state progettate e sviluppate molteplici soluzioni applicative per la gestione documentale e l'automazione dei processi.

Tra i principali campi di applicazione vi sono i sistemi di protocollo informatico realizzati e diffusi per i Dipartimenti del Ministero e la messa in opera di vari sistemi di document e workflow management per l'automazione dei principali processi amministrativi in tema di bilancio dello Stato, contabilità finanziaria, attività prelegislativa, debito pubblico, monitoraggio della spesa pubblica e rapporti con l'Unione Europea.

Al fine di ottenere la piena dematerializzazione della documentazione, ricevuta e prodotta dall'Amministrazione per l'evasione dei propri procedimenti, abbiamo predisposto l'utilizzo del Fascicolo Informatico e abbiamo progettato e realizzato il sistema informativo a supporto del Procedimento Amministrativo Digitale del Ministero dell'Economia e delle Finanze. Il sistema integra strumenti abilitanti quali la PEC e la Firma Digitale, i servizi di Protocollo e Conservazione Digitale con automatismi di workflow.

Il sistema di Conservazione Digitale assume un ruolo di primaria importanza ai fini della sostituzione del documento cartaceo con quello elettronico a tutti gli effetti di legge. Infatti, affinché questo sia possibile, la normativa italiana prevede che vengano seguiti specifici processi e adottate determinate procedure informatiche.

In particolare, il sistema di Conservazione Digitale è utilizzato dalla RGS per la conservazione a norma degli atti di spesa e, nell'ambito della Fatturazione elettronica, fa fronte all'esigenza della conservazione a norma di documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.

DemDec

Il progressivo processo di dematerializzazione dei decreti ha preso l'avvio a partire dal 2017 con riferimento ad una specifica fattispecie di decreti disposti dal Ministro dell'economia e delle finanze, in particolare i decreti di reiscrizione dei residui passivi perenti della spesa (si tratta di residui passivi - spese - che non vengono pagati entro un certo termine e vengono eliminati dal bilancio dello Stato e iscritti nel conto del patrimonio dello Stato tra le passività).

Pertanto le relative richieste di reiscrizione dei residui passivi perenti vengono ora elaborate tramite "DemDec - Dematerializzazione Decreti di Variazione"  in maniera da consentirne il trattamento digitale; l'applicazione Residui Passivi Perenti del sistema SIPATR è stata adeguata per supportare tale nuova modalità.

DemDob

L'applicazione "DemDob - Dematerializzazione Documenti di Bilancio dello Stato" supporta gli iter amministrativi per la trasmissione in forma dematerializzata dei seguenti documenti contabili relativi al Bilancio dello Stato:

  • Disegno di Legge di Bilancio;
  • Nota di Variazione al Disegno di Legge del Bilancio;
  • Legge di Bilancio;
  • Provvedimento di Assestamento.

L' applicativo supporta il processo di composizione e trasmissione degli Atti Dovuti gestendo  un'area web condivisa dalla Ragioneria Generale dello Stato e dagli altri attori istituzionali coinvolti (allo stato attuale il Parlamento).

Esso consente il trasferimento immediato della documentazione tra i vari soggetti. DemDob gestisce le utenze abilitate secondo profili coerenti con le funzioni istituzionalmente assegnate agli utenti stessi, garantendo perciò standard di efficienza, di sicurezza e di trasparenza molto elevati.

Inoltre, l'applicativo consente la completa tracciabilità del processo ed integra al suo interno le funzioni d'archivio, assicurando sicurezza e funzionalità nella conservazione dell'Atto, flessibilità e facilità nella consultazione.

RENDE

Il Rendiconto generale dello Stato è il documento annuale che sintetizza i risultati della gestione dell'esercizio scaduto il 31 dicembre dell'anno precedente.

L'applicazione RENDE (RENdiconto DEmaterializzato) supportando integralmente il workflow del Rendiconto, consente il trasferimento della documentazione tra i vari soggetti e l'acquisizione delle firme di competenza in formato digitale, garantendo standard di efficienza, di sicurezza elevati. Inoltre, l'applicativo consente la completa tracciabilità del processo assicurando sicurezza, funzionalità nella conservazione e semplicità nella consultazione dell'atto.

A questo si affianca il workflow delle "poste patrimoniali" (voci del conto patrimoniale), che vengono caricate nell'applicazione RENDE dal sistema SIPATR, corredate dagli eventuali allegati, e firmate dai Direttori degli Uffici Centrali di Bilancio.