FAQ relative alla Fatturazione elettronica verso Sogei

 

1 - Qual è il corretto codice ufficio a cui inviare le fatture?

Sogei ha comunicato ai propri fornitori l'apertura di due codici ufficio corrispondenti a forniture e servizi prestati per la "Divisione IT Economia" ("ContabilitaFornitori-SIE", codice "4L7340") e per le altre attività ("ContabilitaFornitori-SIF", codice "MZ0MSP").
Verrà fornito l'adeguato supporto per dirimere eventuali dubbi circa il ramo cui compete l'attività che il fornitore deve fatturare. Il Responsabile del contratto/Capo progetto e/o il proprio staff, saprà indicare a quale ramo aziendale di Sogei sia riconducibile l'oggetto di fatturazione. All'interno di un repertorio di contratto è possibile che vengano ceduti beni o prestati servizi per entrambi i rami aziendali; in tal caso, a fronte dello stesso contratto, la fatturazione deve essere suddivisa per settore di appartenenza.
Si tenga comunque presente che le attività riconducibili al ramo Economia di Sogei (SIE) sono identificate dal codice SIPAI (Codice progetto, sottoprogetto e componente) mentre le attività del ramo finanze (SIF) sono identificate da ordini d'acquisto e ordini di lavoro. La trasmissione della fattura a un codice ufficio errato comporta il rifiuto della stessa. Non deve mai essere utilizzato il codice ufficio "UFTK7C" ("Uff_eFatturaPA").

2 - A quale regime IVA è assoggettata Sogei?

Fino al 30 giugno 2017 Sogei è in regime IVA a esigibilità immediata. Le fatture dovranno pertanto essere trasmesse con codice di esigibilità IVA "I" (immediata). Le fatture con esigibilità IVA "S" (split payment) o "D" (differita) verranno rifiutate.

Dal 1° luglio 2017 Sogei è in regime IVA di "split payment". Le fatture dovranno pertanto essere trasmesse con codice di esigibilità IVA "S" (split payment). Le fatture con esigibilità IVA "I" (immediata) o "D" (differita) verranno rifiutate.

3 - Deve essere indicata la Partita IVA o il Codice fiscale di Sogei?

Come stabilito dall'art 21 del DPR 633/72, è obbligatorio indicare in fattura la P.IVA di Sogei S.p.A. (01043931003). L'assenza delle informazioni previste dalla norma comporta il rifiuto delle fatture.

4 - Non riesco a trovare le codifiche indicate nella vostra comunicazione del 17/2/2015 che identificano i campi dell'xml da compilare. Cosa accade se inserisco le informazioni in altri campi?

La puntuale compilazione dell'xml è necessaria per evitare rifiuti di fatture da parte di Sogei a seguito di alcuni controlli automatici utili ad una prima verifica delle fatture ricevute dal Sistema di Interscambio (SdI). Per verificare dove trovare i campi indicati da Sogei, si consiglia di utilizzare la versione 1.1 dell'xml pubblicata nel sito www.fatturapa.gov.it. La corretta valorizzazione di tutti i campi richiesti permette una più rapida lavorazione e liquidazione della fattura.

5 - Devono essere sempre indicati il CUP e il CIG?

Ai sensi dell'art. 25 del Decreto Legge n. 66/2014, al fine di garantire l'effettiva tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni, le fatture elettroniche emesse verso Sogei S.p.A. devono riportare:

  • Il codice identificativo di gara (CIG), tranne nei casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilità di cui alla Legge n. 136del 13 agosto 2010
  • Il codice unico di progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche.

Sogei non può procedere al  pagamento delle fatture elettroniche che non riportino tali riferimenti, se previsti. La mancata  o errata indicazione degli stessi nell'apposito campo dell'xml (sezione "Dati Contratto" 2.1.3, campo "CUP" 2.1.3.6 e campo "CIG" 2.1.3.7) comporterà il rifiuto delle fatture.

6 - Le informazioni relative al repertorio del contratto, al codice SIPAI e all'ordine di acquisto/lavoro devono essere inserite necessariamente nei campi indicati nella vostra comunicazione del 17/2/2015?

il repertorio del contratto deve sempre essere indicato, così come eventuali ulteriori dati (codice SIPAI, ordine d'acquisto e ordine di lavoro) previsti contrattualmente.
Queste informazioni devono essere inserite puntualmente nei campi indicati da Sogei affinché le fatture possano superare i controlli formali che Sogei mette in atto sui documenti contabili ricevuti dal SdI. Il repertorio del contratto dovrà pertanto essere inserito nella sezione "DATI CONTRATTO" 2.1.3, nel campo "IdDocumento"2.1.3.2. Il codice SIPAI o l'ordine d'acquisto/lavoro devono essere iscritti nella sezione "DATI ORDINE ACQUISTO" 2.1.2 nel campo "IdDocumento" 2.12.2.
Per gli ordini d'acquisto/lavoro che hanno diverse linee, queste devono essere indicate nel campo "Numero item" 2.1.2.4.

7 - Cosa si intende per "Riferimento numero linea della fattura" nelle sezioni "DATI ORDINE D'ACQUISTO"?

L'imponibile della fattura xml sarà suddiviso su n linee di imponibile ciascuna delle quali deve essere attribuita ad una specifica linea di ordine d'acquisto/lavoro e auna ricezione (se prevista). Il riferimento numero linea della fattura sarà inserito all'interno della sezione 2.1.2 "Dati Ordine Acquisto" nel campo2.1.2.1. Alla stessa maniera si procederà a compilare la sezione 2.1.5 "Dati Ricezione".

8 - Non riesco ad allegare documenti all'xml. Possono essere inviati mediante un canale diverso (PEC o posta elettronica ordinaria)?

I documenti a supporto della fattura devono essere trasmessi unitamente all'xml tramite il SdI, predisposto per accogliere gli allegati. Non è previsto un canale parallelo per l'invio di allegati, che devono viaggiare esclusivamente con la fattura. Qualora la fattura pervenisse priva degli allegati previsti contrattualmente, Sogei può procedere al rifiuto.

9 - Devo necessariamente indicare il totale documento?

Il campo relativo al totale delle fattura, ancorché non obbligatorio fiscalmente, deve essere compilato per consentire la corretta gestione del documento nel sistema contabile di Sogei e nella piattaforma di certificazione dei crediti (PCC).

10 - Sono in regime di inversione contabile ("Reverse Charge"). Come lo devo indicare nell'xml?

Il regime di "Reverse Charge" (per le prestazioni di cui all' art. 17 DPR 633/72) deve essere indicato con il  codice IVA "N6": la mancata o errata indicazione di tale codice comporta il rifiuto della fattura.

11 - Da quando decorrono i termini di pagamento della fattura?

La fattura si intende emessa quando è stata trasmessa al SdI, indipendentemente dalla data di produzione nel sistema gestionale del fornitore.  La scadenza del pagamento verrà pertanto calcolata dalla data di invio al SdI (salvo decorrenze dei termini legate a collaudo delle forniture e/o ad eventuali specifici accordi contrattuali).

12 - Come mi devo comportare a fronte di una fattura rifiutata?

La fattura rifiutata non entra nella contabilità Sogei. Pertanto, in caso di rifiuto di fatture, il fornitore procederà ad uno storno interno e non dovrà trasmettere alcun documento rettificativo (nota credito) a Sogei. Lo stesso discorso vale nel caso di rifiuto di nota credito.