Dematerializzazione

 

L'esperienza di Sogei nell'ambito della gestione dei sistemi di protocollazione informatica e dei sistemi di gestione documentale ha consentito di dare attuazione al processo di dematerializzazione in linea con le direttive di e-Government e le disposizioni del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD).

Il sistema di gestione documentale adottato nell'ambito del Sistema informativo della fiscalità garantisce la tracciabilità complessiva dei procedimenti attraverso il trattamento elettronico di tutte le informazioni attinenti e rappresenta lo strumento cardine del processo di dematerializzazione anche ai fini della Conservazione Sostitutiva, rendendo in definitiva più economico, veloce e sicuro l'invio di documenti e consentendo di attivare nuovi canali di comunicazione con i cittadini e di ottimizzare i processi organizzativi.

Anche i servizi telematici rappresentano un importante risultato in tale ambito, consentendo a cittadini, imprese, enti e professionisti di effettuare i propri adempimenti senza dover ricorrere a invii cartacei.

Altri importanti sistemi che contribuiscono al processo di dematerializzazione sono quello per la trasmissione telematica dei certificati di malattia e quello per la ricetta elettronica, realizzati da Sogei per la Ragioneria Generale dello Stato (RGS) nell'ambito della sanità. Quest'ultimo è ormai in fase di avanzata estensione su tutto il territorio nazionale e consentirà il controllo in tempo reale della spesa a carico del Servizio Sanitario Nazionale con una conseguente e più incisiva azione contro gli sprechi.

Nell'ambito del supporto fornito da Sogei nel dominio economia del Ministero dell'Economia e delle Finanze, sono state progettate e sviluppate molteplici soluzioni applicative per la gestione documentale e l'automazione dei processi. Tra i principali campi di applicazione vi sono i sistemi di protocollo informatico realizzati e diffusi per i Dipartimenti del Ministero e la messa in opera di vari sistemi di document e workflow management per l'automazione dei principali processi amministrativi in tema di bilancio dello Stato, contabilità finanziaria, attività prelegislativa, debito pubblico, monitoraggio della spesa pubblica e rapporti con l'Unione Europea.

Con riferimento all'Agenzia del Demanio, è stato completamente dematerializzato lo scambio documentale tra l'Agenzia e la RGS ai fini della rendicontazione dei beni e della redazione del conto patrimoniale e, per quanto riguarda l'Agenzia delle Entrate - comparto Territorio, sono attivi servizi di acquisizione ottica dei documenti di Pubblicità Immobiliare, di riversamento dei fotogrammi registrati su bobina relativi a documenti microfilmati e di acquisizione ottica dei documenti inerenti ai modelli di impianto del catasto terreni e del catasto fabbricati.

Al fine di ottenere la piena dematerializzazione della documentazione, ricevuta e prodotta dall'Amministrazione per l'evasione dei propri procedimenti, Sogei ha predisposto l'utilizzo del Fascicolo Informatico e ha progettato e realizzato il sistema informativo a supporto del Procedimento Amministrativo Digitale del Ministero dell'Economia e delle Finanze. Il sistema integra strumenti abilitanti quali la PEC e la Firma Digitale, i servizi di Protocollo e Conservazione Sostitutiva con automatismi di workflow.

Il sistema di Conservazione Sostitutiva assume un ruolo di primaria importanza ai fini della sostituzione del documento cartaceo con quello elettronico a tutti gli effetti di legge. Infatti, affinché questo sia possibile, la normativa italiana prevede che vengano seguiti specifici processi e adottate determinate procedure informatiche. In particolare, il sistema di Conservazione Sostitutiva è utilizzato dalla RGS per la conservazione a norma degli atti di spesa e, nell'ambito della Fatturazione elettronica, fa fronte all'esigenza della conservazione a norma di documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.